Que sont Fundflow et Odoo ?
Fundflow est un CRM de collecte de fonds construit sur la plateforme Salesforce, spécifiquement conçu pour les organisations à but non lucratif qui collectent des fonds. Il réunit la gestion des donateurs, les campagnes, l'enregistrement des dons et les attestations fiscales dans un seul environnement, aligné sur la réglementation belge et européenne. Fundflow se concentre exclusivement sur les activités de collecte de fonds et ne couvre pas les processus de back-office tels que la comptabilité, les RH ou la gestion de projet.
Odoo est un système ERP belge conçu avant tout pour les entreprises commerciales. Il comprend un module CRM, un module de comptabilité, la gestion de projet, les RH et des dizaines d'autres applications. Il n'existe pas d'édition dédiée aux organisations à but non lucratif : les organisations souhaitant utiliser Odoo pour la collecte de fonds adaptent le système générique à leurs propres besoins. Il convient de mentionner que Salesforce, la plateforme sur laquelle Fundflow fonctionne, peut également couvrir un large éventail de processus d'entreprise via des modules supplémentaires, mais cela nécessite une configuration distincte et des licences additionnelles au-dessus de la couche de collecte de fonds.
Cette distinction traverse comme un fil rouge chaque comparaison : une plateforme conçue pour un secteur face à une plateforme que l'on adapte à un secteur.
Tarification : bien plus qu'un montant par utilisateur
Quel est le coût d'Odoo ?
Odoo propose deux options. L'édition Community est gratuite et open source, mais vous gérez tout vous-même : hébergement, mises à jour, sécurité et support technique. En pratique, cela implique des coûts supplémentaires pour les serveurs ou l'hébergement géré (comptez entre 30 et 50 € par mois pour un petit environnement), ainsi qu'un profil technique pour maintenir le tout en fonctionnement.
L'édition Enterprise coûte actuellement environ 19 à 25 € par utilisateur et par mois pour le plan standard, selon la région et le cycle de facturation. Cela inclut l'hébergement, le support et les mises à jour. Il n'existe pas de tarif préférentiel pour les organisations à but non lucratif : Odoo applique le même tarif aux entreprises commerciales et aux associations.
Quel est le coût de Fundflow ?
Fundflow est construit sur la plateforme Salesforce, et les organisations à but non lucratif reconnues peuvent bénéficier du programme Salesforce Agentforce Nonprofit. Via ce programme, les organisations éligibles reçoivent jusqu'à dix licences Enterprise gratuites, d'une valeur marchande de plus de 10 000 € par an. Des licences supplémentaires sont disponibles avec une remise d'environ 80 % sur le prix commercial.
Fundflow y ajoute une couche produit qui fournit la logique nonprofit clé en main : gestion des donateurs, campagnes, conformité fiscale. Vous payez pour Fundflow lui-même, mais l'infrastructure sous-jacente est en grande partie gratuite ou fortement réduite pour les petites et moyennes organisations.
Quel est le coût réel ?
Une comparaison honnête va au-delà du prix de la licence. Elle doit également tenir compte de ce qu'un système fournit clé en main et de ce qui doit encore y être ajouté. Pour la plupart des fonctionnalités spécifiques aux organisations à but non lucratif, Odoo nécessite un partenaire, et cela s'accumule. Fundflow livre ces fonctionnalités en standard.
Implémentation : combien de temps avant d'être opérationnel ?
Odoo : flexible, mais dépendant du sur-mesure
Odoo est une plateforme large aux nombreuses possibilités, et cette largeur a une contrepartie. Une implémentation de base avec un seul module prend quatre à huit semaines. Dès que vous combinez plusieurs modules, adaptez le système à vos processus nonprofit ou migrez des données depuis des tableurs ou un ancien système, le calendrier s'étend généralement à trois à six mois.
Pour la plupart des organisations, un partenaire Odoo certifié est indispensable. Ce partenaire configure le système, développe d'éventuelles fonctionnalités sur mesure et accompagne la transition. Les coûts d'implémentation démarrent autour de 4 500 € pour les projets de plus petite envergure et montent rapidement à 15 000 à 30 000 € ou plus pour les organisations de taille moyenne, selon le périmètre.
Ce n'est pas un argument contre Odoo, mais c'est quelque chose à intégrer honnêtement dans votre budget.
Fundflow : construit autour d'une approche structurée
Fundflow a été conçu dès le départ pour les organisations à but non lucratif qui collectent des fonds. Les processus clés — enregistrement des donateurs, suivi des dons, gestion des campagnes, génération des attestations fiscales — sont déjà intégrés. Vous configurez le système selon votre façon de travailler, vous ne le construisez pas de zéro.
En pratique, cela se traduit par un calendrier d'implémentation plus court et moins de risques de coûts imprévus. L'accompagnement est orienté vers les professionnels de la collecte de fonds, pas vers les spécialistes informatiques.
Ce qui compte pour les collecteurs de fonds
Gestion des donateurs et campagnes
Odoo dispose d'un module CRM complet. Vous pouvez enregistrer des contacts, consulter l'historique des dons, envoyer des campagnes par e-mail et associer des dons à des projets ou des comptes analytiques. Pour les opérations de base, c'est tout à fait utilisable.
Là où Odoo montre ses limites, c'est sur les concepts dont les collecteurs de fonds ont besoin au quotidien. Les dons périodiques, les soft credits, la segmentation spécifique à la collecte de fonds, les parcours de stewardship pour les grands donateurs : ce sont des éléments que vous devez ajouter via du sur-mesure ou des modules supplémentaires. C'est faisable, mais cela demande un travail de configuration que quelqu'un doit réaliser et maintenir.
Fundflow part de cette logique. La terminologie, les processus et le reporting sont construits autour de la façon dont les collecteurs de fonds pensent et travaillent.
Attestations fiscales selon la réglementation belge
Pour les organisations belges, la gestion des attestations fiscales n'est pas un choix. Toute asbl ou fondation reconnue qui reçoit des dons de 40 € ou plus est tenue de fournir à chaque donateur une attestation fiscale (modèle 281.71) et de soumettre les données au SPF Finances via Belcotax-on-web.
Pour les dons effectués à partir du 1er janvier 2024, il est également obligatoire d'inclure le numéro de registre national du donateur dans la déclaration. Ce numéro sera obligatoire sur toutes les déclarations fiscales à partir du 1er janvier 2028. Et pour les dons à partir de 2025, l'avantage fiscal pour les donateurs est passé de 45 % à 30 %, ce qui vaut la peine d'être pris en compte dans votre communication avec vos donateurs.
Odoo ne propose pas de solution clé en main pour cela. Les modules communautaires existants pour les dons génèrent une attestation fiscale générique, sans mise en page belge, sans champ pour le numéro de registre national et sans export XML Belcotax. Pour que cela fonctionne dans Odoo, vous avez besoin d'un partenaire qui le développe spécifiquement pour vous : du temps supplémentaire, un budget additionnel et une dépendance durable vis-à-vis d'une expertise externe.
En solution temporaire, le SPF Finances propose l'outil gratuit BowConvert71, qui convertit les données de dons depuis Excel vers le format requis. Cela fonctionne pour de petits volumes, mais ce n'est pas une solution qui évolue sur le long terme.
Fundflow intègre la création et la gestion des attestations fiscales comme partie intégrante de la plateforme, alignée sur la réglementation belge. Vous travaillez à partir de vos données donateurs sans étapes intermédiaires manuelles.
Dons périodiques et reporting
Odoo prend en charge les dons périodiques via le module Subscriptions (Enterprise) ou via des add-ons open source, mais cela nécessite une configuration et parfois des étapes manuelles chaque mois. Le reporting est disponible via des tableaux croisés et des tableaux de bord analytiques, mais les KPI spécifiques à la collecte de fonds — taux de rétention, don moyen par segment ou rendement des campagnes — ne sont pas inclus en standard.
Fundflow propose un reporting construit autour de ce dont un collecteur de fonds ou un directeur a réellement besoin : non seulement ce qui est entré, mais qui donne, dans quelle mesure vos donateurs sont fidèles et comment les campagnes contribuent à votre stratégie.
Domiciliations SEPA : gérer les prélèvements automatiques
Pour les organisations qui prélèvent des montants fixes mensuels ou annuels directement sur les comptes bancaires de leurs donateurs, les domiciliations SEPA constituent le cœur du fonctionnement quotidien.
Dans Odoo, un support technique est disponible via le module Enterprise natif ainsi que via des add-ons communautaires OCA. Le processus se déroule comme suit : vous enregistrez l'IBAN de chaque donateur, créez un mandat par donateur, l'imprimez pour signature, le validez dans le système une fois signé, et associez chaque don au mandat correspondant. Pour effectuer un prélèvement groupé, Odoo génère un fichier XML au format SEPA PAIN que vous téléchargez manuellement dans votre application bancaire. Une fois traité par la banque, vous importez le relevé et rapprochez les paiements.
C'est une approche fonctionnelle, mais elle comporte de nombreuses étapes. La gestion des mandats est entièrement manuelle : chaque modification d'IBAN, chaque nouveau mandat, chaque suspension nécessite une action distincte. Les mandats expirent également automatiquement après 36 mois d'inactivité, ce que vous devez surveiller vous-même. Pour les organisations comptant des centaines ou des milliers de donateurs en domiciliation, cela exige une administration rigoureuse et constante.
Dans Fundflow, les domiciliations SEPA sont intégrées via des prestataires de paiement supportant le protocole SEPA. Le mandat est directement lié à la fiche du donateur et enregistre qui donne, via quel mode de paiement, avec quel IBAN, pour quel montant et à quelle fréquence. Les modifications d'une domiciliation sont consignées dans le dossier du donateur, de sorte que l'historique complet des paiements est toujours visible depuis un seul écran. Il n'y a pas de fichier bancaire distinct à télécharger ou à récupérer manuellement.
Association automatique des dons aux donateurs et aux campagnes
Tout collecteur de fonds connaît le problème : un virement apparaît sur le compte, mais de qui provient-il ? Et pour quelle campagne ?
Odoo traite cela via une fonction de rapprochement bancaire avec des règles de correspondance configurables. Le système compare les transactions entrantes avec les enregistrements existants sur la base de la référence de paiement, de l'IBAN ou du nom du partenaire, et propose une correspondance. Cela fonctionne bien lorsqu'un donateur mentionne clairement une communication structurée ou son nom. Pour les prélèvements en domiciliation où l'IBAN est déjà connu, Odoo peut rapprocher automatiquement.
La limite se situe dans ce qui se passe après la correspondance. Odoo enregistre la transaction comme une écriture comptable. Le lien avec une campagne ou une action de collecte de fonds passe par des comptes analytiques ou des tags qui doivent être configurés au préalable. C'est techniquement correct, mais ce n'est pas ainsi que pensent les collecteurs de fonds. Ils veulent savoir combien est entré lors de l'action de printemps, du mailing d'octobre ou de la campagne de fin d'année, sans devoir ouvrir le module de comptabilité. Les donateurs inconnus — des personnes sans enregistrement existant dans le système — ne sont pas non plus créés automatiquement. Ces cas restent comme des transactions non rapprochées jusqu'à ce que quelqu'un les traite manuellement.
Dans Fundflow, la logique de correspondance est construite autour du donateur et de la campagne. Les paiements entrants sont associés aux profils des donateurs sur la base de l'IBAN, du nom ou de la communication structurée. Lorsqu'un donateur connu est reconnu, le don est automatiquement enregistré sur sa fiche, y compris le lien avec la campagne. Pour les virements inconnus, le système offre une vue d'ensemble claire pour créer de nouveaux donateurs ou affecter des transactions, de sorte que rien ne se perde dans une file d'attente comptable.
La différence pratique réside dans le point de départ : dans Odoo, le traitement commence dans le module de comptabilité et se connecte ensuite au CRM. Dans Fundflow, il commence au niveau du donateur et de la campagne, et l'écriture comptable vient clore la boucle.
Quand Odoo est-il le bon choix ?
Odoo est un choix solide pour les organisations qui recherchent une seule plateforme pour l'ensemble de leurs processus opérationnels : comptabilité, gestion de projet, facturation, RH et un CRM de base. Si la collecte de fonds représente une partie relativement modeste de vos activités et que vous disposez déjà d'un outil distinct pour les attestations fiscales ou l'e-mail, Odoo peut être une très bonne option.
C'est également pertinent si votre organisation dispose en interne de la capacité technique pour gérer et adapter le système elle-même.
Quand Fundflow est-il le bon choix ?
Fundflow est le meilleur choix pour les organisations dont la collecte de fonds est l'activité principale. Si les donateurs, les dons, les campagnes et la conformité fiscale sont au cœur de votre travail, Odoo vous demande d'acquérir un système générique pour ensuite le reconstruire autour de votre contexte. Fundflow part de ce contexte.
La combinaison d'une infrastructure Salesforce fortement réduite via le programme Agentforce Nonprofit, d'une conformité belge intégrée pour les attestations fiscales et de fonctionnalités spécifiques à la collecte de fonds fait de Fundflow, pour la grande majorité des organisations à but non lucratif reconnues en Belgique, le choix le plus pratique.
