Fiscale attesten voor giften: dit regel je best vóór februari

Elk voorjaar bezorgen organisaties de fiscale attesten voor giften aan FOD Financiën, de voorbije jaren uiterlijk eind februari. Voor de giften van 2026 verandert de manier waarop dat gebeurt. FOD Financiën vernieuwt Belcotax-on-web, het platform waarmee je die attesten doorgeeft.

Wat dit voor jou betekent

Voor de attesten die je naar je schenkers stuurt, verandert er niets, want die regels blijven dezelfde. Wat wijzigt, is hoe je ze bij de FOD Financiën indient. Wat jij moet doen, hangt af van wie het bestand aanmaakt:

• Je maakt het bestand zelf , bijvoorbeeld met een eigen export. Begin dan op tijd met testen. Hoe vroeger je de testfase van de FOD Financiën gebruikt, hoe meer tijd je hebt om iets recht te zetten. Vragen over die testfase stel je rechtstreeks aan Belcotax.
• Je werkt met een CRM van een externe leverancier. Die past het bestand aan. Jij vraagt of het CRM de wijzigingen meeneemt, wanneer dat getest wordt en of jullie kunnen meetesten. Zonder dat antwoord weet je pas in februari of het lukt.
• Je typt de attesten zelf in op de schermen. Dan hoef je geen bestand te maken en merk je vooral de nieuwe, duidelijkere schermen. Regel wel nu je toegang (zie hieronder).

Wat er technisch verandert

De nieuwe versie wordt volgens de FOD Financiën beschikbaar vanaf februari 2027 voor inkomstenjaar 2026, dus voor de attesten die je in het voorjaar van 2027 verstuurt. De details kunnen nog wijzigen. Dit zijn de belangrijkste wijzigingen:

• Geen XML meer. Software stuurt voortaan een bestand in een nieuw formaat (JSON). Voor attesten van giften kan ook een Excel-bestand met een vaste structuur rechtstreeks in Belcotax-on-web worden geladen.
• Geen BowConvert71 meer voor de giften van 2026. Dit hulpprogramma van de FOD Financiën zette een eenvoudige lijst om naar XML.
• Een API als extra optie. Dat is een rechtstreekse koppeling tussen je software en de FOD Financiën. Je software verstuurt de attesten dan zelf, en volgens de technische documentatie kan ze ook de status en eventuele foutmeldingen opvragen. Waarschijnlijk gaat het om hetzelfde bestand als bij een gewone upload, dus overstappen kan later. De upload in Belcotax-on-web blijft bestaan. Wie de API wil gebruiken, begint best al met de onboarding die de FOD Financiën beschrijft.

Organisaties kunnen nu al testen met gegevens van inkomstenjaar 2026. Wie de attesten via de schermen indient, mag duidelijkere schermen verwachten, gegevens van vorig jaar die je kunt hergebruiken en een eenvoudiger manier om fiches te versturen, te wijzigen en te verwijderen. De FOD Financiën legt dit uit op een eigen pagina. De technische documentatie en de brochure zijn vooral bedoeld voor je leverancier.

Vier dingen die je nu al kunt doen

Controleer je gegevens in januari. Een bestand is maar zo goed als de lijst die erin gaat. Onvolledige adressen, dubbele schenkers, giften die nog niet binnen zijn en schenkers die geen attest willen: daar wringt het meestal. Volgens de FOD Financiën kan een zending zelfs volledig geweigerd worden als bij personen zonder nationaal nummer de identiteitsgegevens ontbreken. Zodra de giften van december verwerkt zijn, wordt het na de drukke eindejaarscampagnes doorgaans rustiger, en dan heb je tijd om je lijst na te lopen. Doe dat niet pas in de laatste week van februari.

Vraag het nationaal nummer en leg uit waarom. Voor giften vanaf 1 januari 2024 moet je organisatie het rijksregisternummer van de schenker opvragen. Voor giften in 2026 geldt nog een tolerantie: schenkers verliezen hun belastingvermindering niet als het nummer ontbreekt. Die verdwijnt op termijn en de FOD Financiën noemt 1 januari 2028 als uiterste datum voor alle fiscale fiches. Of dat ook voor attesten van giften geldt, is momenteel nog onduidelijk. Schenkers geven het nummer makkelijker als ze weten waarvoor het dient, dus zeg dat het enkel voor het attest wordt gebruikt en bewaar het veilig, bijvoorbeeld zodat enkel wie de attesten maakt het kan zien. Een QR-code in je mailing naar een beveiligde link met vooraf ingevulde gegevens verlaagt de drempel, maar zet het nummer zelf nooit in de link of in een mail. Voor koppels met een gezamenlijke gift is er nog geen duidelijkheid, dus vraag je leverancier hoe jullie CRM ze bijhoudt.

Check of de toegang geregeld is. Om attesten te versturen, te wijzigen of te bekijken, heeft iemand in je organisatie een officiële toegang tot Belcotax-on-web nodig, een eGov-rol. Vraag intern na wie die toegang heeft en wie bij afwezigheid kan inspringen. Laat je een leverancier indienen, check dan ook wie wat mag: enkel de indiener kan een zending nog wijzigen, jullie kunnen ze met de juiste rol wel inkijken. Zo word je in februari niet geblokkeerd.

Test met een klein proefbestand. Stel een bestand samen met een tiental schenkers en neem bewust een paar lastige gevallen op: iemand zonder nationaal nummer, iemand met een buitenlands adres en een gift die je achteraf annuleert. Zo zie je vroeg of ook die uitzonderingen goed doorkomen. Maakt je CRM het bestand, vraag dan een proefbestand aan je leverancier en controleer het zelf.

Een eerste stap

Je hoeft geen kenner van bestandsformaten te worden, een paar goede vragen volstaan. Begin met één gesprek met je leverancier en vraag of je CRM klaar is voor februari 2027. Maak je het bestand zelf, plan dan nu je eerste test. Wijs ook één collega aan die dit opvolgt. Wie vroeg start, heeft in februari nog tijd om bij te sturen.

Over Fundflow: Fundflow is een CRM voor non-profits in België en Nederland, gebouwd op Salesforce. We helpen fondsenwervers met schenkersgegevens, fiscale attesten en campagnes. Contact: [email protected] of fundflow.be.