Attestations fiscales pour les dons : ce qu'il faut régler avant février

Chaque printemps, les organisations transmettent au SPF Finances les attestations fiscales pour les dons, ces dernières années au plus tard fin février. Pour les dons de 2026, la manière de le faire change. Le SPF Finances renouvelle Belcotax on web, la plateforme qui sert à transmettre ces attestations.

Ce que cela signifie pour vous

Pour les attestations que vous envoyez à vos donateurs, rien ne change, car les règles restent les mêmes. Ce qui change, c'est la manière de les introduire auprès du SPF Finances. Ce que vous devez faire dépend de la personne qui crée le fichier :

• Vous créez le fichier vous-même , par exemple avec votre propre export. Commencez alors à tester à temps. Plus tôt vous utilisez la phase de test du SPF Finances, plus vous avez de temps pour corriger ce qui doit l'être. Pour les questions sur cette phase de test, adressez-vous directement à Belcotax.
• Vous travaillez avec un CRM d'un fournisseur externe. Celui-ci adapte le fichier. Vous demandez si le CRM intègre les modifications, quand elles seront testées et si vous pouvez participer aux tests. Sans cette réponse, vous ne saurez qu'en février si cela fonctionne.
• Vous encodez vous-même les attestations à l'écran. Vous n'avez alors pas de fichier à créer et vous remarquerez surtout les nouveaux écrans, plus clairs. Réglez dès maintenant votre accès (voir plus bas).

Ce qui change sur le plan technique

Selon le SPF Finances, la nouvelle version sera disponible à partir de février 2027 pour l'année de revenus 2026, donc pour les attestations que vous enverrez au printemps 2027. Les détails peuvent encore changer. Voici les principales modifications :

• Fini le XML. Les logiciels enverront désormais un fichier dans un nouveau format (JSON). Pour les attestations de dons, un fichier Excel à structure fixe peut aussi être chargé directement dans Belcotax on web.
• Fini BowConvert71 pour les dons de 2026. Cet utilitaire du SPF Finances transformait une simple liste en XML.
• Une API comme option supplémentaire. Il s'agit d'une liaison directe entre votre logiciel et le SPF Finances. Votre logiciel envoie alors lui-même les attestations et, selon la documentation technique, il peut aussi demander le statut et les éventuels messages d'erreur. Il s'agit probablement du même fichier que pour un chargement ordinaire, de sorte que le passage à l'API peut se faire plus tard. Le chargement dans Belcotax on web reste possible. Si vous voulez utiliser l'API, mieux vaut commencer dès maintenant l'onboarding décrit par le SPF Finances.

Les organisations peuvent déjà tester avec des données de l'année de revenus 2026. Celles qui introduisent les attestations via les écrans peuvent s'attendre à des écrans plus clairs, à des données de l'année précédente réutilisables et à une manière plus simple d'envoyer, de modifier et de supprimer des fiches. Le SPF Finances l'explique sur une page dédiée. La documentation technique et la brochure s'adressent surtout à votre fournisseur (pages en néerlandais).

Quatre choses à faire dès maintenant

Vérifiez vos données en janvier. Un fichier vaut ce que vaut la liste qu'il contient. Adresses incomplètes, doublons de donateurs, dons pas encore enregistrés et donateurs qui ne veulent pas d'attestation : c'est là que cela coince le plus souvent. Selon le SPF Finances, un envoi peut même être entièrement refusé si les données d'identité manquent pour des personnes sans numéro national. Une fois les dons de décembre traités, les choses se calment généralement après les grosses campagnes de fin d'année, et vous avez alors le temps de passer votre liste en revue. Ne le faites pas seulement durant la dernière semaine de février.

Demandez le numéro national et expliquez pourquoi. Pour les dons à partir du 1er janvier 2024, votre organisation doit demander le numéro de registre national du donateur. Pour les dons de 2026, une tolérance s'applique encore : les donateurs ne perdent pas leur réduction d'impôt si le numéro est absent. Elle disparaîtra à terme et le SPF Finances cite le 1er janvier 2028 comme date limite pour toutes les fiches fiscales. On ne sait pas encore si cela vaut aussi pour les attestations de dons. Les donateurs communiquent plus facilement leur numéro quand ils savent à quoi il sert : dites qu'il est utilisé uniquement pour l'attestation et conservez-le en sécurité, par exemple de façon à ce que seule la personne qui crée les attestations puisse le voir. Un QR code dans votre mailing, menant à un lien sécurisé avec des données préremplies, abaisse le seuil, mais ne mettez jamais le numéro lui-même dans le lien ou dans un e-mail. Pour les couples ayant fait un don commun, rien n'est encore clair : demandez donc à votre fournisseur comment votre CRM les gère.

Vérifiez que l'accès est réglé. Pour envoyer, modifier ou consulter des attestations, une personne de votre organisation a besoin d'un accès officiel à Belcotax on web, un rôle eGov. Demandez en interne qui a cet accès et qui peut le remplacer en cas d'absence. Si vous confiez l'envoi à un fournisseur, vérifiez aussi qui a quels droits : seule la personne qui a introduit un envoi peut encore le modifier, mais vous pouvez le consulter avec le bon rôle. Ainsi, vous ne serez pas bloqué en février.

Testez avec un petit fichier d'essai. Composez un fichier d'une dizaine de donateurs et incluez volontairement quelques cas difficiles : une personne sans numéro national, une personne avec une adresse à l'étranger et un don que vous annulez après coup. Vous verrez ainsi tôt si ces exceptions passent correctement. Si votre CRM crée le fichier, demandez un fichier d'essai à votre fournisseur et contrôlez-le vous-même.

Un premier pas

Inutile de devenir un spécialiste des formats de fichiers : quelques bonnes questions suffisent. Commencez par une conversation avec votre fournisseur et demandez si votre CRM sera prêt pour février 2027. Si vous créez le fichier vous-même, planifiez dès maintenant votre premier test. Désignez aussi un collègue qui suit le dossier. Celui qui démarre tôt aura encore le temps d'ajuster en février.

À propos de Fundflow : Fundflow est un CRM pour les organisations à but non lucratif en Belgique et aux Pays-Bas, construit sur Salesforce. Nous aidons les collecteurs de fonds avec les données des donateurs, les attestations fiscales et les campagnes. Contact : [email protected] ou fundflow.be.